Qué es la factura electrónica
La facturación electrónica es un equivalente funcional de
la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas
o documentos análogos entre emisor y receptor por medios
electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un
ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados
reconocidos.
La Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la
Información define la factura electrónica como “un documento
electrónico que cumple con los requisitos legal y
reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además,
garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su
contenido, lo que impide el repudio de la factura por su
emisor”.
De esta definición extendida en todo el mercado, se
transmite tres condicionantes para la realización de e-Factura:
- Se necesita un formato electrónico de factura de mayor
o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif,
jpeg o txt, entre otros)
- Es necesario una transmisión telemática (tiene que
partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador).
- Este formato electrónico y transmisión telemática,
deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una
firma electrónica reconocida.
Por último y para que tuviera la facturación electrónica
la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el
consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).
Firma electrónica
El artículo 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre
define la firma electrónica reconocida como: “la firma
electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y
generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma”.
Para obtener una firma electrónica reconocida, se den
cumplir tres condiciones:
- Que sea una firma electrónica avanzada
- Que esté basada en un certificado reconocido, siendo
certificado reconocido aquél que “cumpla los requisitos
establecidos en esta Ley en cuanto “a la comprobación de la
identidad y demás circunstancias de los solicitantes”.
- Que sea generada mediante un dispositivo seguro de
creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las
siguientes garantías:
- Que los datos utilizados para la generación de firma
pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su
secreto.
- Que existe una seguridad razonable de que los datos
utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados
de los de verificación de firma o de la propia firma y de que
la firma está protegida contra la falsificación con la
tecnología existente en cada momento.
- Que los datos de creación de firma pueden ser
protegidos de forma fiable por el firmante contra su
utilización por terceros.
- Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el
documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al
firmante antes del proceso de firma.
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Requisitos de contenido de las facturas
Adicionalmente, y como requisito de todas las facturas
independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato
electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el
contenido de una factura establece que los campos obligatorios
de una factura son:
- Núm. Factura
- Fecha expedición
- Razón Social emisor y receptor
- NIF emisor y “receptor”
- Domicilio emisor y receptor
- Descripción de las operaciones (base imponible)
- Tipo impositivo
- Cuota tributaria
- Fecha prestación del servicio (si distinta a
expedición)
Para cumplir con la norma y dotar a una factura
electrónica de la misma validez legal que una emitida en papel,
el documento electrónico que la representa debe contener los
campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado
mediante una firma electrónica avanzada, basada en certificado
reconocido, y ser transmitido de un ordenador a otro con el
consentimiento de ambas partes.
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Obligaciones legales para el Emisor
Abordar un proyecto de emisión de factura electrónica es
una decisión que tiene implicaciones más allá de la tecnología
seleccionada. En el marco de dicho proyecto son varios los
aspectos que se deben tener en cuenta, tales como los formatos
utilizados, los mecanismos de envío a los clientes, el proceso
de almacenamiento y custodia de los datos, la conexión con los
sistemas de información de la organización para la emisión de
las facturas, …, etc., en todo caso no se ha de perder de vista
que es preciso disponer del consentimiento de los destinatarios
de dichas facturas para su emisión, por lo que se debe llegar a
un acuerdo con los clientes utilizando los sistemas que les
permitan cumplir con sus obligaciones de una forma fácil y
cómoda.
Las obligaciones del emisor de factura electrónica son las
siguientes:
- Obtención del consentimiento del receptor, por
cualquier medio, verbal o escrito.
- Creación de la factura electrónica mediante una
aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos
requeridos.
- Firma electrónica reconocida.
- Remisión telemática de la factura.
- Conservación de copia o matriz de la factura
- Contabilización y anotación en registros de IVA
- Conservación durante el período de prescripción
- Garantía de accesibilidad completa
- visualización,
- búsqueda selectiva,
- copia o
- descarga en línea e impresión.
- El emisor de la factura puede subcontratar todas las
fases anteriores sin perder su responsabilidad. Aunque se
permite la subfacturación a terceros, es el obligado tributario
el responsable de cumplir todas estas obligaciones.
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Obligaciones legales para el destinatario
El receptor de factura electrónica tiene que cumplir con
una serie de requisitos antes de aceptar como válida dicha
factura, a continuación se relacionan los principales aspectos
que debe considerar y cumplir:
- Recepción de la factura por medios electrónicos
- El destinatario se debe asegurar de la legibilidad en
el formato original en el que se haya recibido, así como, en
su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de
firma.
- El destinatario debe conservar los originales
firmados.
- Contabilización y anotación en registros de IVA.
- Conservación durante el período de prescripción.
- Deber de gestionar las facturas de modo que se
garantice una accesibilidad completa:
- visualización,
- búsqueda selectiva,
- copia o
- descarga en línea e impresión.
- Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un
tercero, sin perder su responsabilidad.
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La Agencia Tributaria y la Factura Electrónica
Respecto del formato de la factura electrónica, se debe
tener en cuenta que para “tratar” una factura electrónica
existen una serie de parámetros que se deben analizar:
- En primer lugar, la estructura del fichero que soporta
el contenido legal de la factura. No existe un formato único
para la factura electrónica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC,
XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. La Agencia Tributaria,
utiliza XML con una estructura determinada conocida como
formato “Facturae” (anteriormente conocida como formato
AEAT-CCI).
- En segundo lugar, el formato en que se crea la firma
electrónica o estructura de composición de la misma. Al igual
que con la estructura del fichero, no existe un formato único.
Puede usarse PKCS7, XadES, PDF, .... La Agencia Tributaria
utiliza firma con formato XML dado por el estándar XadES.
- Finalmente tanto el contenido de la factura, como la
firma vienen en un único fichero. Siempre es aconsejable la
utilización de estándares.
También es preciso tener en cuenta, que una factura
electrónica no puede ser emitida si el receptor no ha otorgado
su consentimiento al receptor, para ello:
- Es necesario el consentimiento expreso del destinatario
por cualquier medio, verbal o escrito. En cualquier momento el
destinatario que esté recibiendo facturas o documentos
sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo
de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá
respetar el derecho de su cliente. El destinatario debe estar
de acuerdo en los formatos en los que se va a facturar
electrónicamente.
- La ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre, establece el
formato factura-e como obligatorio para la recepción de
facturas por parte de la Administración General de Estado y en
concreto que las facturas electrónicas deberán ajustarse al
formato de firma electrónica a la especificación XML Advanced
Electronic Signatures (XAdES), ETSI TS 101 903.
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Legislación relacionada
- Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la
que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del
registro contable de facturas de las entidades del
ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de
diciembre, de impulso de la factura electrónica y
creación del registro contable de facturas en el Sector
Público.
- Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso
de la factura electrónica y creación del registro
contable de facturas en el Sector Público
- Decreto n.º 155/2013, de 27 de
diciembre, por el que se crea y regula el Registro Contable de
Facturas de la Comunidad Autónoma de la Región de
Murcia
- Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre
Reglamento
por el que se regulan las obligaciones de facturación, y
se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor
Añadido.
- Real Decreto 87/2005 de 31 de Enero de 2005
Real
Decreto en el que se Reglamento por el que se regulan las
obligaciones de facturación electrónica del Real
Decreto 1496/2003.
- Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007
Orden
en la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre
facturación telemática y conservación
electrónica de facturas
- Ley 59/2003 de 19 de diciembre, de firma
electrónica.
- Ley 56/2007 de 28 de Diciembre de 2007, de
Medidas para el Impulso de la Sociedad de la Información
- Ley 11/2007, de 22 de Junio, de acceso
electrónico de los ciudadanos a los Servicios
Públicos
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